O KnowledgeTree é um sistema open source de gestão de documentos (DMS).
Dentre os sistemas que testei, foi o de mais fácil instalação, talvez pela minha afinidade com o PHP e mySQL.
O KnowledgeTree oferece ferramentas que permitem e compartilhamento de documentos que são armazenados em um repositório centralizado, com controle de acesso à nível de usuários e grupos.
Entre as ferramentas disponíveis estão: controle de versão, busca avançada, metadados, e workflow.
O KnowledgeTree oferece um método de categorização de documentos definido por metadado relacionado. Ao se definir um tipo de documento, definimos quais os metadados do mesmo, por exemplo, podemos definir que o tipo de documento “contrato” terá os atributos (metadados): número, cliente, e datas de início e término.
Os documentos são armazenados em uma estrutura de pastas, definida pelo usuário.
Permite também a criação de “tags” para documentos, que são como “palavras-chave”, que depois podem ser utilizadas para pesquisar documentos.
Possibilita “full text search” em diversos tipos de documentos (Microsoft Office, PDF, OpenOffice, XML, HTML, RTF, text)e as pesquisas podem ser salvas e usadas por outros usuários.
O KnowledgeTree é reconhecido pela lei Sarbanes-Oxley, que gera um conjunto de novas responsabilidades aos administradores para controle interno das empresas. Esta lei de responsabilidade fiscal obriga as empresas a documentarem toda a comunicação existente entre elas e seus auditores como: correspondências, documentos eletrônicos, fax… por um período de 5 anos. Além disso, todos esses documentos devem ser originados e arquivados por um servidor central para garantir a sua segurança.
A versão comercial possui ainda integração com o Microsoft Office e diversos recursos adicionais.
Em breve postarei uma série de artigos sobre este software, abrangendo desde a instalação, até a configuração e uso do mesmo.
Para baixá-lo acesse: www.knowledgetree.com
