Gestão de documentos, gerenciamento de documentos, GED, ECM, são termos muito em uso atualmente.
A principal fonte de informação das empresas hoje está nos documentos. A cada dia são gerados mais e mais documentos, e controlar e gerenciar esses documentos hoje é uma necessidade estratégica para qualquer empresa.
A solução mais usada hoje em dia em pequenas e médias empresas, é o armazenamento dos documentos em unidades de rede, centralizando-os num mesmo local. É uma solução funcional, mas não totalmente viável.
Por mais que o servidor forneça controle de permissões à nível de usuário, fica difícil e às vezes até mesmo impossível saber quantas vezes o arquivo foi atualizado, e por quais usuários. E saber quantas vezes o documento foi visualizado e por quem ?
Localizar o arquivo então, às vezes torna-se tarefa para a equipe de suporte ou para o administrador da rede. E mesmo assim, como identificar se o arquivo foi alterado, e saber qual a versão mais atual ?
A solução para esses e muitos outros problemas é um software de gestão de documentos.
O KnowledgeTree, é um sistema de gerenciamento de documentos open source (software livre).
Com ele, os documentos são armazenados num repositório centralizado, com diversas ferramentas adicionais, além do tradicional sistema de armazenamento de documentos no sistema de arquivos.
O KnowledgeTree possibilita desde o versionamento de documentos até a restauração de documentos excluídos por engano. Permite gerenciar permissões de acesso, leiturag e gravação por grupos , usuários, unidades organizacionais e tipos de documentos, possibilitando grande segurança para a Organização.
Além disso, permite a criação de fluxos de trabalho (workflows), baseados em tipos de documento, com notificação automática dos usuários.
Outra grande vantagem do KnowledgeTree, é a possibilidade de acessar os documentos via web, ou seja, o usuário poderá abrir um documento da empresa de qualquer lugar do mundo, sem precisar estar presente na empresa.
O KnowledgeTree é reconhecido pela lei Sarbanes-Oxley, que gera um conjunto de novas responsabilidades aos administradores para controle interno das empresas. Esta lei de responsabilidade fiscal obriga as empresas a documentarem toda a comunicação existente entre elas e seus auditores como: correspondências, documentos eletrônicos, fax… por um período de 5 anos. Além disso, todos esses documentos devem ser originados e arquivados por um servidor central para garantir a sua segurança.
O KnowledgeTree pode ser instalado em servidores Linux e Windows, e utiliza as tecnologias Apache, PHP e mySQL, ou seja totalmente baseado em software livre, não deixando a empresa “escrava” de uma determinada tecnologia ou fornecedor.
Caso tenha interesse em instalar um software de gestão de documentos em sua empresa, e tenha alguma dúvida, , deixe uma mensagem…
