Gestão de documentos, gerenciamento de documentos, GED, ECM, são termos muito em uso atualmente.

A principal fonte de informação das empresas hoje está nos documentos. A cada dia são gerados mais e mais documentos, e controlar e gerenciar esses documentos hoje é uma necessidade estratégica para qualquer empresa.

A solução mais usada hoje em dia em pequenas e médias empresas, é o armazenamento dos documentos em unidades de rede, centralizando-os num mesmo local. É uma solução funcional, mas não totalmente viável.

Por mais que o servidor forneça controle de permissões à nível de usuário, fica difícil e às vezes até mesmo impossível saber quantas vezes o arquivo foi atualizado, e por quais usuários. E saber quantas vezes o documento foi visualizado e por quem ?

Localizar o arquivo então, às vezes torna-se tarefa para a equipe de suporte ou para o administrador da rede. E mesmo assim, como identificar se o arquivo foi alterado, e saber qual a versão mais atual ?

A solução para esses e muitos outros problemas é um software de gestão de documentos.

O KnowledgeTree, é um sistema de gerenciamento de documentos open source (software livre).

Com ele, os documentos são armazenados num repositório centralizado, com diversas ferramentas adicionais, além do tradicional sistema de armazenamento de documentos no sistema de arquivos.

O KnowledgeTree possibilita desde o versionamento de documentos até a restauração de documentos excluídos por engano. Permite gerenciar permissões de acesso, leiturag e gravação por grupos , usuários, unidades organizacionais e tipos de documentos,   possibilitando grande segurança para a Organização.

Além disso, permite a criação de fluxos de trabalho (workflows), baseados em tipos de documento, com notificação automática dos usuários.

Outra grande vantagem do KnowledgeTree, é a possibilidade de acessar os documentos via web, ou seja, o usuário poderá abrir um documento da empresa de qualquer lugar do mundo, sem precisar estar presente na empresa.

O KnowledgeTree é reconhecido pela lei Sarbanes-Oxley, que gera um conjunto de novas responsabilidades aos administradores para controle interno das empresas. Esta lei de responsabilidade fiscal obriga as empresas a documentarem toda a comunicação existente entre elas e seus auditores como: correspondências, documentos eletrônicos, fax… por um período de 5 anos. Além disso, todos esses documentos devem ser originados e arquivados por um servidor central para garantir a sua segurança.

O KnowledgeTree pode ser instalado em servidores Linux e Windows, e utiliza as tecnologias Apache, PHP e mySQL, ou seja totalmente baseado em software livre, não deixando a empresa “escrava” de uma determinada tecnologia ou fornecedor.

Caso tenha interesse em instalar um software de gestão de documentos em sua empresa, e tenha alguma dúvida, , deixe uma mensagem…

O KnowledgeTree é um sistema open source de gestão de documentos  (DMS).

Dentre os sistemas que testei, foi o de mais fácil instalação, talvez pela minha afinidade com o PHP e mySQL.

O KnowledgeTree oferece ferramentas que permitem e compartilhamento de documentos que são armazenados em um repositório centralizado, com controle de acesso à nível de usuários e grupos.

Entre as ferramentas disponíveis estão:  controle de versão, busca avançada,  metadados,  e workflow.

O KnowledgeTree oferece um método de categorização de documentos definido por metadado relacionado. Ao se definir um tipo de documento, definimos quais os metadados do mesmo, por exemplo, podemos definir que o tipo de documento “contrato” terá os atributos (metadados): número, cliente,  e datas de início e término.

Os documentos são armazenados em uma estrutura de pastas, definida pelo usuário.

Permite também a criação de “tags” para documentos, que são como “palavras-chave”, que depois podem ser utilizadas para pesquisar documentos.

Possibilita “full text search” em diversos tipos de documentos  (Microsoft Office, PDF, OpenOffice, XML, HTML, RTF, text)e as pesquisas podem ser salvas e usadas por outros usuários.

O KnowledgeTree é reconhecido pela lei Sarbanes-Oxley, que gera um conjunto de novas responsabilidades aos administradores para controle interno das empresas. Esta lei de responsabilidade fiscal obriga as empresas a documentarem toda a comunicação existente entre elas e seus auditores como: correspondências, documentos eletrônicos, fax… por um período de 5 anos. Além disso, todos esses documentos devem ser originados e arquivados por um servidor central para garantir a sua segurança.

A versão comercial possui ainda integração com o Microsoft Office e diversos recursos adicionais.

Em breve postarei uma série de artigos sobre este software, abrangendo desde a instalação, até a configuração e uso do mesmo.

Para baixá-lo acesse: www.knowledgetree.com

O Site ZDNet Asia publicou uma lista de 10 projetos Open Source que consideram ter todos os requisitos para se tornarem líderes de mercado nas suas respectivas áreas.

São eles:

OpenBravo

OpenNMS

elgg

Magento

dotProject

Heartbeat

Enomoly

Nuxeo

Eucalyptus

Google Web Toolkit

Estou de olho em alguns deles, principalmente no Nuxeo, que é voltado à área de gestão de documentos. Mesmo assim, senti falta do meu preferido, o KnowledgeTree.

O artigo original voce encontra clicando aqui.